Erfa-Stammtisch, 20. März 2025, zum Thema «Work Smart in der Gemeindeverwaltung»

Der Erfa-Stammtisch zum Thema «Work Smart in der Gemeindeverwaltung» war ein voller Erfolg – ein herzliches Dankeschön an die fast 100 Teilnehmenden für ihr zahlreiches Erscheinen und ihr reges Interesse!

Der vergangenen Erfa-Stammtisch findet auf Anregung von Markus Frei statt, der sich seit Jahren intensiv mit den Themen Workplace und Workstyle beschäftigt. Als Experte des Vereins MyniGmeind bringt er wertvolle Erkenntnisse aus der Studie zur Arbeitswelt 4.0 ein und zeigt auf, wie der richtige Rahmen (Place) geschaffen werden kann, damit Menschen (People) mit den passenden Technologien bestmöglich arbeiten können.

Beim Erfa-Stammtisch drehte sich alles um die Frage: Wie können Gemeinden ihre Arbeitswelt smarter gestalten? Drei spannende Referenten – Matthias Graf (Stv. Gemeindeschreiber, Gossau), Daniel Capaldo (Leiter Informatik, Gemeinde Oberägeri) und Sandro Parissenti (Programmmanager digitale Transformation, Kanton St. Gallen) – gaben interessante Einblicke in die Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung.

Matthias Graf führte eindrücklich vor Augen, dass „Work Smart“ kein leeres Schlagwort ist, sondern in Gossau bereits gelebte Realität. Er zeigte auf, wie moderne Arbeitsplatzmodelle, flexible Präsenzregeln und die konsequente Nutzung digitaler Tools eine produktivere und zufriedenere Belegschaft schaffen. Besonders spannend: Die Haltung der Führung spielt eine Schlüsselrolle – Mitarbeitende sollen dort und zu jener Zeit arbeiten, wo sie ihr volles Potenzial entfalten können. Der richtige Rahmen ist entscheidend, um sowohl Effizienz als auch Motivation nachhaltig zu steigern.

Daniel Capaldo ging noch einen Schritt weiter und beleuchtete die technologischen Voraussetzungen für eine smarte Verwaltung. Der Umstieg auf Microsoft 365, die Einführung neuer Hardware und die Anpassung der IT-Verordnung sind nur einige der Massnahmen, die in Oberägeri umgesetzt wurden. Sein Fazit: Eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur ist der Schlüssel, um Homeoffice, mobiles Arbeiten und digitale Kollaboration erfolgreich zu ermöglichen.

Sandro Parissenti schloss mit einer provokativen Frage: „Warum haben wir die Tools – aber nutzen sie nicht richtig?“ Er zeigte auf, dass Digitalisierung nicht nur eine Frage der Technik ist, sondern vor allem eine kulturelle Herausforderung. Gemeinden müssen nicht nur neue Tools einführen, sondern auch den richtigen Mindset schaffen. Besonders spannend war der Blick auf den Einsatz von KI und wie Verwaltungen künftig von intelligenter Automatisierung profitieren können.

Der Erfa-Stammtisch hat eindrucksvoll gezeigt: Smarte Arbeitswelten sind keine Zukunftsvision mehr – sie sind machbar, wenn die richtigen Schritte gesetzt werden. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug für effizientere, flexiblere und zufriedenere Gemeindeverwaltungen.

Dieses Mal verging die Erfa-Stunde gefühlt noch schneller. Zahlreiche Fragen gingen ein und wurden von den drei Referenten direkt im Chat beantwortet. Dabei wurden viele hilfreiche Tipps und Tricks geteilt – ein äusserst spannender und bereichernder Austausch! Ein herzlicher Dank an die Referenten und alle Teilnehmenden.

Hier ist eine Zusammenfassung der beantworteten Fragen aus der Erfa-Stunde:
1. Kundenerlebnis im Servicecenter der Gemeinde

• Kunden stehen im Zentrum: Gemeinden im Kanton St. Gallen nutzen Kundentestings über Testingtime, um Prozesse und Systeme zu optimieren.
• Modernisierung der Servicecenter: Pläne zur Zusammenlegung von Schaltern und Gestaltung eines zentralen Servicestellen-Konzepts.

2. Work Smart in Gossau

• Strategische Verankerung: Work Smart ist eine Grundhaltung und in der Führungsebene verankert.

3. Datenschutz im Gemeinschaftsbüro

• Umgang mit sensiblen Daten: Datenschutz wird abteilungsübergreifend umgesetzt. Besondere Sensibilität ist bei Personaldossiers und Steuerdaten erforderlich.

4. Auswirkungen der neuen Arbeitswelt auf Stellenausschreibungen

• Beispiel Kanton St. Gallen: Stellenausschreibungen wurden stark umgestellt. Swisscom dient als Best-Practice-Beispiel.

5. Open Source vs. Microsoft in Gemeinden

• Open Source wird wenig genutzt, da die meisten Gemeinden zu klein sind, um alternative Lösungen umzusetzen.

6. Nutzung virtueller Desktop-Umgebungen

• Unterschiedliche Handhabung: In Zug setzen 9 von 11 Gemeinden noch virtuelle Desktops ein.

7. Telefonlösung in Gemeinden

• Oberägeri: Xphone wird genutzt, mit zukünftiger Option auf MS Teams.
• Gossau: Setzt auf MS Teams Telefonie aus Kostengründen.

8. Digitale Unterschriften

• Oberägeri & Zug: Nutzen Skribble.

9. Datenablage: CMI vs. SharePoint

• Unterschiedliche Meinungen:
  • CMI wird bevorzugt für Fachunterlagen genutzt.
  • SharePoint wird als intuitivere Plattform gesehen, jedoch mit Archivierungsherausforderungen.
  • Lösungsvorschlag: CMI-Teams-Schnittstelle könnte Datenorganisation verbessern.

10. Zeiterfassungstools

• Empfohlene Lösungen: Abacus, Clicktime, MyAbacus.
• Kanton Zug: Stellt Abacus als Lösung für Gemeinden bereit.

Ein inspirierender und informativer Austausch, der eindrucksvoll zeigte, wie wertvoll solche Plattformen für den Wissenstransfer zwischen Gemeinden sind.

Ein herzliches Dankeschön an die kompetenten Referenten für die spannenden Inputs. Die Moderation übernahm Alexander Sollberger, Präsident des Verein Myni Gmeind. Das Video der Veranstaltung können Sie sich noch einmal ansehen.

Die Präsentation steht Ihnen zum Download zur Verfügung:

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